Como tal no es posible que el Outlook escoja la firma necesaria. Aquí sería factible revisar mediante programación de macros, aunque no creo que tu jefe se quiera meter un poco con la ejecución de macros o demás.
Lo único que puedes hacer es que ponga una firma automática, o quitarla para que el escoja la firma cuando crea el correo. Ciertamente esto no es complicado, ya que cuando edita el mensaje ahí hay un botón de firma, el cual contiene todas las que haya creado, escoge la que necesite y la adjunta automáticamente.
saludos,
gracias AnnCar por la respuesta, pero para eso requeriría quitar ms word como editor de emails no?